home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / SBA62.ARJ / FSBA.EXE / F252.SBE < prev    next >
Text File  |  1992-04-30  |  9KB  |  200 lines
  1. @197 CHAP 5
  2.  
  3.            ┌──────────────────────────────────────────────┐
  4.            │   ERISA COMPLIANCE--EMPLOYEE BENEFIT PLANS   │
  5.            └──────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. If you have employees and provide them with "fringe benefits" such as
  8. group insurance (other than workers' compensation) or other types of
  9. employee "welfare plan" benefits, or if you adopt a pension or profit
  10. sharing retirement plan, you will almost certainly have to comply with
  11. at least some aspects of the Employee Retirement Income Security Act of
  12. 1974, popularly (or unpopularly) known as "ERISA."  There are CRIMINAL
  13. PENALTIES for willful failure to comply with two types of ERISA re-
  14. quirements:
  15.  
  16.     . Reporting -- to government agencies (IRS, Dept. of Labor, PBGC);
  17.       and
  18.  
  19.     . Disclosure -- to employees.
  20.  
  21. In addition, there are a number of different types of civil penalties
  22. for unintentional failures to comply with ERISA requirements, which are
  23. incredibly numerous and complex.  In short, compliance with ERISA is a
  24. nightmare -- but one that won't go away at dawn.
  25.  
  26. ERISA deals with 2 kinds of employee benefit plans -- pension plans and
  27. welfare plans.  Pension plans under ERISA are pretty much what you
  28. might expect -- tax qualified retirement plans, including both pension
  29. and profit sharing plans (including Keogh plans), plus other types of
  30. benefit programs that defer payments until after employment has termi-
  31. nated.  The ERISA reporting and disclosure requirements for pension
  32. plans are quite extensive, and if your business adopts any such plans,
  33. you will almost certainly need professional assistance in meeting the
  34. ERISA requirements that may apply.  See summary in paragraph (b) below.
  35.  
  36. "Welfare" plans under ERISA include most other types of employee bene-
  37. fit plans that are not considered pension plans.  These include the
  38. typical fringe benefit plans adopted by small firms, such as health
  39. insurance, long-term disability, group-term life insurance and acci-
  40. dental death insurance plans.  ERISA compliance for welfare plans is
  41. usually less of a burden than for pension plans, but is required for
  42. almost every business that provides any kind of benefits for employees
  43. of the type mentioned above.  Note that a number of so-called fringe
  44. benefits that are in the nature of payroll practices, such as paid
  45. holidays, vacation pay, bonuses, overtime premium pay and most kinds
  46. of severance pay arrangements, usually are not considered to be either
  47. pension OR welfare plans under ERISA.  Thus, these kinds of payroll
  48. practices are not subject to ERISA rules at all.
  49.  
  50. Compliance requirements for reporting and disclosure under ERISA are
  51. briefly outlined below.
  52.  
  53. (a) WELFARE PLANS.  The one ERISA compliance requirement that applies
  54. to almost all small businesses is the requirement that an employer
  55. prepare a Summary Plan Description ("SPD") for distribution to all
  56. employees covered by any type of welfare plan sponsored by the em-
  57. ployer, such as typical health, accident, life, or disability insur-
  58. ance plans.  An SPD must contain over 20 specific items of information
  59. listed in U.S. Department of Labor regulations, including an "ERISA
  60. Rights Statement" which must be copied more or less verbatim from the
  61. regulations.
  62.  
  63. An SPD must be prepared for each plan and distributed to covered em-
  64. ployees within 120 days after the plan is first adopted.  Each new
  65. employee must be given a copy of the SPD within 90 days after becoming
  66. a participant in the plan.  Since an SPD must be prepared for each
  67. employeee plan subject to ERISA, even a very small business may find
  68. that it has to produce three or four of these documents, each of which
  69. must meet detailed technical requirements.  One important consideration
  70. in taking out insurance coverage for employees should be a firm commit-
  71. ment from the insurance company or brokers that they will prepare the
  72. necessary SPDs for the insurance plans they are selling you--otherwise,
  73. you may need to have your attorney or benefit consultant prepare the
  74. SPDs, which can result in substantial professional fees.
  75.  
  76. Other than the need for an employer to prepare SPDs and distribute them
  77. to employees, there are no significant ERISA requirements that apply to
  78. insured-type welfare plans that cover fewer than 100 employees.  How-
  79. ever, you must make available the insurance policies and other plan
  80. documents for inspection by your employees and you must furnish copies
  81. to them upon request.
  82.  
  83. If your business should grow to have 100 or more employees who are
  84. covered by a plan, or if you adopt any type of uninsured (and "funded")
  85. welfare plan, you will suddenly become subject to a whole array of
  86. additional ERISA requirements, including the following:
  87.  
  88.     . Filing a copy of the SPD with the Department of Labor;
  89.  
  90.     . Filing an Annual Return/Report or Registration (Form 5500
  91.       series) with the IRS each year;
  92.  
  93.     . Preparing and distributing a Summary Annual Report to covered
  94.       employees each year;
  95.  
  96.     . Preparing a Summary of Material Modifications of the plan (if
  97.       any) and filing it with the Department of Labor and distributing
  98.       it to covered employees; and
  99.  
  100.     . Filing a terminal report if the plan is terminated.
  101.  
  102. NOTE:  In addition to these ERISA requirements, there are similar
  103. filing requirements (for Forms 5500, 5500-C, etc.) for employer-
  104. provided educational assistance plans, group legal services plans,
  105. and so-called "cafeteria plans."
  106.  
  107. (b) PENSION PLANS.  The ERISA compliance requirements for a pension or
  108. profit sharing plan of even a very small business are very onerous,
  109. complex, and expensive, despite numerous attempts by the IRS and the
  110. Department of Labor to simplify the reporting requirements in response
  111. to a barrage of criticism from small businesses.  Because these com-
  112. pliance requirements are so very complex and are constantly changing,
  113. no attempt to spell them out in detail is made here.  Instead, the
  114. basic ERISA compliance requirements for most pension and profit sharing
  115. plans are briefly summarized as follows:
  116.  
  117.   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  118.   │       ITEM:                            PROVIDED TO:             │
  119.   └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  120.     . Summary Plan                 Department of Labor; participants;
  121.       Description                  beneficiaries
  122.  
  123.     . Annual Return/Report         IRS (Required even for a
  124.       (Form 5500, 5500-C           simple 1-person Keogh plan,
  125.       5500-EZ or 5500-R)           if over $100,000 in assets)
  126.  
  127.     . Schedule A, Form 5500        IRS
  128.       series (Insurance info)
  129.  
  130.     . Schedule B, Form 5500        IRS
  131.       series (Actuarial informa-
  132.       tion prepared and signed by
  133.       an enrolled actuary--for de-
  134.       fined benefit plans only)
  135.  
  136.     . Schedule SSA, Form 5500      IRS
  137.       series (Registration
  138.       statement)
  139.  
  140.     . Form W-2P (Report of peri-   IRS; recipient of distribution
  141.       odic plan benefit payments
  142.       made during the year)
  143.  
  144.     . Form 1099-R (Report of       IRS; recipient of distribution
  145.       total distribution of
  146.       benefits during the year)
  147.  
  148.     . Form W-3 or W-3G (Trans-     IRS
  149.       mittal of Forms W-2P and
  150.       1099-R)
  151.  
  152.     . Form PBGC-1 (Premium pay-    Pension Benefit Guaranty Corp.
  153.       ments of required plan       (a government agency that insures
  154.       termination insurance--for   pension plans of employers)
  155.       "defined benefit" plans
  156.       only)
  157.  
  158.     . Summary Annual Report        Participants; beneficiaries
  159.  
  160.     . Individual Deferred Vested   Former participant in plan
  161.       Benefit Statement to
  162.       Separated Employee
  163.  
  164.     . Summary of Material          Department of Labor; participants;
  165.       Modifications (to a plan)    beneficiaries
  166.  
  167.     . Terminal Report              Department of Labor; participants;
  168.       (when plan is terminated)    beneficiaries
  169.  
  170.     . Written explanation of       Participants
  171.       Joint & Survivor Annuity
  172.  
  173.     . Written explanation of       Person claiming entitlement to
  174.       reasons for denying benefit  plan benefits
  175.       claim and description of
  176.       appeal procedures
  177.  
  178.     . Various documents and        Department of Labor; participants
  179.       information to be
  180.       provided on request
  181.  
  182.     . Various formal notices       Department of Labor; participants;
  183.       upon occurrence of           IRS; Pension Benefit Guaranty
  184.       certain events               Corporation
  185.   ___________________________________________________________________
  186.  
  187.  
  188. In addition to these ERISA reporting disclosure requirements, all em-
  189. ployees who are deemed to handle assets of a pension or welfare plan
  190. that is covered by ERISA are required to be covered by fidelity bond
  191. of specified amounts.  Also, note that withholding is now mandatory on
  192. distributions of pension and profit sharing benefits, unless the re-
  193. cipient elects IN ADVANCE not to have any tax withheld.
  194.  
  195. Penalties can be quite severe for non-compliance with ERISA regulation.
  196. For example, there is a $25 per day penalty for late filing of any of
  197. the Form 5500 series Annual Reports required of pension plans (and some
  198. welfare plans).
  199.  
  200.